Come la Metodologia Agile può aiutare il lavoro di squadra?

La Metodologia Agile è una pratica ormai molto diffusa nelle aziende più performanti. Uno dei segreti del suo successo è che al suo interno si sono sviluppati e continuano a generarsi, moltissimi strumenti e pratiche capaci di rispondere in modo rapido a sollecitazioni e ad aspetti non pianificati.

In particolare, l’approccio Agile, soprattutto in ambito di sviluppo software se combinata con il framework Scrum, è utile per gestire in modo proficuo un gruppo di lavoro attraverso un insieme di valori, principi e pratiche. I modelli a cascata o più tradizionali, pur avendo rivestito in passato una funzione importante nella gestione dei team, ora sono stati di fatto “superati” dalla Metodologia Agile caratterizzata da un approccio meno strutturato e più focalizzato sull’obiettivo. Fra le peculiarità di tale modello c’è l’organizzazione formata da team di sviluppo più piccoli,  poli-funzionali e autorganizzati: un approccio che porta con sé ottimi risultati ma anche sfide organizzative complicate.

Non sempre infatti un  gruppo di persone che lavora insieme è anche un team coeso, efficace, efficiente. Ci sono dei segnali che indicano malfunzionamenti e storture organizzative.

Per intercettarle, analizzarle e correggerle, viene in soccorso Patrick Lencioni con lo schema a piramide codificato nel suo studio “The Five Dysfunctions of a Team” dove rappresenta le 5 disfunzioni di un team.

Alla base della piramide di Lencioni ci sono le problematiche che più impattano sui risultati , ovvero quelle da affrontare prima che condizionino i livelli più alti, soprattutto in ottica Agile.

Quando manca la fiducia all’interno di un team i suoi membri tendono a manifestare atteggiamenti “difensivi”. C’è poca propensione nel chiedere aiuto, si cerca di non ammettere i propri errori, si è poco propensi a fornire collaborazione, e nei momenti di difficoltà le persone spesso entrano in conflitto tra di loro.

Una possibile causa della mancanza di fiducia è la non conoscenza tra i membri, e in particolare delle debolezze proprie e altrui. Se si è in questo contesto, il ricevere aiuto viene percepito come una debolezza.

Lencioni afferma che in questo caso l’azione del leader è “parti per primo!“. Praticare un approccio collaborativo determina obiettivi del progetto e modalità per realizzarli.

La mancanza di fiducia all’interno di un gruppo porta i suoi membri ad evitare il confronto e i dibattiti di idee non filtrati. Un confronto in situazioni “difficili” ha alte possibilità di trasformarsi in un conflitto che la mancanza di fiducia rende complesso da gestire positivamente. Nei team che cercano di evitare i conflitti regna un’atmosfera di “armonia artificiale”. I gruppi devono sviluppare le capacità per affrontare i conflitti in modo positivo.

Se non viene affrontata la paura del conflitto, si rischia che vengano prese decisioni mediocri che si traducono in ambiguità e mancanza di impegno. La mancanza di confronto fa venir meno l’attitudine all’ascolto delle opinioni altrui e al desiderio di proporle. Così facendo, le decisioni prese sono spesso “subite” da chi non ha partecipato attivamente alla loro “progettazione”. Questo può portare una parte del gruppo a non sentire come “proprie” le decisioni prese nei meeting e far venire meno la dedizione e l’impegno nel perseguirli.

Le persone non si assumeranno alcuna responsabilità se non si sentono parte integrante del processo di definizione del piano e se non hanno chiaro cosa ci si aspetti da loro. È importante sviluppare un forte e reciproco senso di responsabilità. Ogni membro deve sentirsi responsabile per il resto del team.

Questo genererà un clima di cooperazione, e le persone saranno disponibili ad affiancare un collega in difficoltà, per aiutarlo a mantenere fede alle scadenze e raggiungere i risultati che sono stati concordati e condivisi.

La mancanza di responsabilità comporta disinteresse ai risultati e obiettivi comuni, poiché a questi sono anteposti gli obiettivi dei singoli. L’attenzione alla reputazione personale intralcia il raggiungimento del successo collettivo. Di contro la presenza di diffusa fiducia, di confronti costruttivi, di impegno e responsabilità reciproca, fanno sì che ognuno metterà in cima alla sua scala di interesse il risultato del team.

Le disfunzioni di Lencioni e il ruolo del leader nell’affrontarle possono essere così riassunti:

Nell’ambito della metodologia Agile, il framework Scrum è utile per correggere e gestire le disfunzioni di un gruppo di lavoro.

Ecco come agisce sulla piramide di Lencioni:

– I pilastri “Trasparenza, ispezione e adattamento” contribuiscono a creare un clima di fiducia, stimolano impegno e assunzione di responsabilità. I valori di impegno, coraggio, concentrazione, apertura e rispetto contribuiscono alla costruzione di un clima di fiducia, aiutano a superare la paura del conflitto, alimentano l’impegno, la condivisione di soluzioni, la responsabilità e il raggiungimento di risultati sfidanti.

– La cerimonia Sprint Planning Meeting: è l’incontro di apertura di uno Sprint dove vengono chiariti i requisiti più importanti nonché l’obiettivo, lo Sprint Goal. È il momento in cui far emergere i conflitti, in cui si decidono gli obbiettivi da raggiungere.

– La suddivisione dei ruoli (developers team, scrum master, product owner e stakeholder) con compiti e competenze definite, offre l’opportunità di costruire un clima di affidamento, di mitigare gli scontri, rende chiare le responsabilità e consente alle persone di focalizzarsi sui risultati.

– La cerimonia del Daily Scrum Meeting: è un incontro giornaliero in cui il team aggiorna e pianifica il lavoro da svolgere nella giornata lavorativa.

– Sprint Review Meeting: è una cerimonia durante il quale il team presenta i risultati dello Sprint. I risultati vengono approvati o rifiutati e si collabora per definire i prossimi passi.

– Sprint Retrospective: è la cerimonia che chiude lo Sprint. E’ il momento in cui le discussioni si “accedono” i cui i conflitti emergono e in cui team si auto organizza per poter lavorare massimizzare i risultati.

Approccio Agile e monitoraggio continuo degli indicatori della piramide Lencioni, sono il viatico quindi una delle chiavi del successo di un team affiatato e performante. Combinando il tutto con il framework Scrum può eliminare le disfunzioni nel lavoro di squadra.

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