Ripensare la quotidianità aziendale ai tempi del new normal

Il ritorno al lavoro, dopo mesi di smart working, è l’occasione perfetta per far evolvere e migliorare la tua cultura aziendale

Il periodo di lockdown ha portato le aziende e i professionisti a dover ripensare il lavoro in team, riorganizzando le attività ­e le proprie abitudini in base agli strumenti tecnologici a disposizione. Con il progressivo allentamento delle misure di distanziamento sociale e l’incremento di situazioni che ibridano la presenza in sede e lo smart working, diventa necessario pensare a come sarà il mondo del lavoro nella fase 3 e trovare la soluzione più adeguata e funzionale per la tua azienda.

Uno dei punti principali riguarda la modalità con cui queste situazioni ibride andranno affrontate. Sarà sempre più comune, infatti, trovarsi a discutere di questioni strategiche con team multidisciplinari divisi tra presenza in ufficio e smart working. Se, durante il lockdown, queste pratiche erano aiutate da una situazione di comune distanza, con il rientro in presenza sarà fondamentale trovare un nuovo equilibrio in cui le persone potranno sentirsi ugualmente partecipi e coinvolte nel lavoro, che siano faccia a faccia o dietro uno schermo.

L’aumento della complessità dell’ultimo anno, unita alla sua eccezionalità, ha portato con sé il rischio di reagire in maniera scomposta, nel tentativo di dare una risposta rapida ai cambiamenti di contesto. Abbiamo raccolto alcuni principi e best practice per aiutarti a ripensare la tua cultura aziendale in questa nuova fase.

Che si tratti di un’esperienza di consumo o di tipo lavorativo, il miglior modo per far sentire le persone parte di un progetto è utilizzare un approccio inclusivo ed empatico.

Come posso mantenere alto il morale del team?
Il clima positivo è determinante anche, e soprattutto, a distanza. Bisogna evitare quindi situazioni di incertezza e stress, ascoltando i bisogni di ognuno e valorizzandone i punti di forza.

In questo momento è necessario ripensare globalmente gli spazi di interazione dei team, rimodellando gli uffici per trovare aree sicure e attrezzate per questo scopo, rendendo contemporaneamente più ‘umana’ la comunicazione digitale.

Da dove partire?
Analizza tutti gli aspetti, non solo dal punto di vista di pratiche e strumenti ma, anche, di spazi fisici e/o virtuali all’interno dei quali avvengono i cambiamenti e modellali in base alle necessità, alle richieste del team e alla loro funzionalità.

Per dare valore alle interazioni che avvengono in un team è fondamentale creare un contesto spontaneo e democratico. In questo modo le persone si sentiranno partecipi e manterranno alta la concentrazione.

Come posso rendere gli incontri del team più partecipati?
Un buon modo per coinvolgere i membri del team è utilizzare piattaforme di visual collaboration come Miro o Mural rispetto a strumenti più formali come telefonate o video call. Questi nuovi spazi virtuali offrono alle persone la possibilità di interagire ed esprimere le proprie opinioni attraverso post-it, messaggi e disegni.

Il periodo che abbiamo attraversato ha reso evidente quanto sia importante farsi trovare pronti al cambiamento. Per questo motivo è fondamentale rimodulare i momenti di incontro in cui le persone possano esprimere le proprie idee in base a ogni imprevisto.

Ho assecondato i cambiamenti ma in che modo posso ottenere risultati?
Per permettere al team di produrre soluzioni di valore è necessario programmare i tempi e gli obiettivi ma è altrettanto importante assecondare le situazioni che nascono spontaneamente dall’interazione.
Grazie agli strumenti di visual collaboration, ad esempio, un workshop con attività di Design Thinking è sempre preferibile anche da remoto a una riunione caotica, in quanto consente di stimolare la discussione e utilizzare il brainstorming come spunto per far nascere idee di valore.

Evitare situazioni di stress e diminuire il senso di frustrazione che può emergere nei momenti topici è fondamentale per la riuscita di un lavoro di team.

Come posso rendere un meeting produttivo nonostante le scadenze?
Il tuo team deve sapere cosa sta facendo e perché, sia a medio-lungo che a breve termine. Tieni sempre presente gli obiettivi, stabilendo passo passo i meeting successivi e i termini di consegna.
L’efficacia degli incontri può essere determinata dall’utilizzo di canvas e template progettati ad hoc per attività finalizzate ad affrontare problemi complessi in maniera graduale e ordinata: solo così le soluzioni possono emergere in modo condiviso e consapevole.

La pandemia ci ha dimostrato in maniera violenta come il contesto possa cambiare da un momento all’altro senza preavviso ma ci ha ricordato anche quanto, per crescere, sia necessario essere pronti a evolversi e agire in modo reattivo agli ostacoli.

Le basi su cui costruire il cambiamento non possono infatti essere improvvisate in un momento di emergenza: un’organizzazione è tanto più resiliente quanto più le persone che la costituiscono ne condividono davvero la cultura e il mindset. Solo arricchendo di valore e mettendo in pratica quotidianamente i principi fondamentali che costituiscono la cultura di un’azienda è possibile affrontare il cambiamento in modo efficace, rimodellando in modo naturale e senza strappi processi, strumenti e framework da applicare alla giornata in smart working.

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