Prima di concedere un credito, prepara un “accordo e contratto di fornitura” che contenga i tuoi impegni e quelli dei tuoi partner e assicurati che tutti, oltre a firmarlo, ne abbiano preso visione.

Ricordati poi di indicare i termini di pagamento (tempi e condizioni, percentuale di interessi che verranno automaticamente applicati in caso di ritardato pagamento) anche in tutte le fatture che emetti.

Fare le cose con ordine, aiuta anche gli altri a essere precisi!

Attiva un monitoraggio costante delle imprese con cui lavori: controlla la loro solvibilità e verificala nel tempo, richiedendo report specifici in base al rispettivo livello di rischio del credito. Attribuire a ogni cliente una classe di rischio ti aiuterà a quantificare la probabilità di essere pagato o meno.

Essere ben informato e aggiornato ti aiuterà a prevenire spiacevoli sorprese dell’ultimo minuto.

Definisci un piano di emissione delle fatture per singolo cliente. Non applicare un’unica regola, ma ragiona per ogni singolo partner: in caso di una situazione a rischio prevedi pagamenti più frequenti, se invece li cliente sembra affidabile, via libera a dilazioni e sconti.

 Diversificare, anche in questo ambito, ti aiuta a tutelarti

Mantieni aperto (e cordiale) il contatto con i responsabili finanziari delle aziende con cui lavori e assicurati di avere a disposizione tutti i loro riferimenti. Coinvolgi il tuo commerciale che è la persona che ne sa più di tutti sullo stato di salute del tuo partner.

Non hai idea di quanto possano essere utili i rapporti cordiali!

Struttura una procedura aziendale che preveda una lista di azioni da mettere in campo prima della scadenza effettiva del credito. Considera che l’incidenza dei ritardi spesso dipende anche dal coinvolgimento di numerosi comparti aziendali: per questo le telefonate di memo sono molto utili per verificare la regolarità della fornitura subito dopo l’emissione della fattura, prima della scadenza del pagamento.

Il vero recupero crediti si fa prima delle scadenze delle fatture. Il monitoraggio del credito pre-scadenza fa la differenza sia per l’attenzione verso il cliente, sia per l’abbattimento del DSO (Days Sales Outstanding)

Hai fatto tutto con ordine e per tempo, ma il tuo cliente è comunque in ritardo nei pagamenti?

Cosa fare a questo punto? Ecco un piano di azione possibile:

–al 10° giorno dopo la scadenza, invia una cordiale lettera di sollecito di pagamento. In questi casi è consigliabile avvalersi di un fornitore esterno che conosca bene la materia: con una terza parte che sa come muoversi, recuperare i tuoi crediti sarà molto più facile;

– entro il 20° giorno telefona per sollecitare i mancati pagamenti (inizia con l’ufficio amministrativo del debitore, ma se il mancato pagamento si protrae, si può arrivare fino al direttore finanziario);

-partendo dal credito più elevato o dalla categoria di rischio più alta, al 35° giorno dopo la scadenza, manda seconda lettera di sollecito di pagamento;

–al 45° giorno invia una lettera di richiesta dove indichi la tua intenzione di passare la pratica a un’agenzia di recupero crediti o a un avvocato.

–dal 60° al 75° giorno intensifica le telefonate, ricordando che hai intenzione di intraprendere un’azione legale se il pagamento non avverrà entro 5 giorni lavorativi e non oltre.

–il 90° giorno trasferisci il credito a un’agenzia di recupero o scrivi ad un avvocato

Ricordati che meno del 5% dei crediti affidati a dei professionisti per il recupero passano al legale.

Esaurite tutte le strade stragiudiziali, compresa la diffida legale, non rimane che passare all’azione legale. L’agenzia di recupero crediti che hai scelto stilerà una valutazione legale sul tuo caso, per decidere se e come proseguire nella gestione del cliente /debitore.

Se il debito non viene pagato si passa alla fase giudiziale vera e propria. Per accompagnarti in una fase così delicata, il nostro consiglio è scegliere un partner affidabile e certificato. Un partner che riesca a darti tutte le informazioni di cui hai bisogno, report ad hoc per ogni cliente in base al rischio e all’affidabilità.